Excedencias laborales

¿Estás pensando en tomar una excedencia laboral pero no sabes por dónde empezar? En este artículo, te proporcionaremos toda la información imprescindible sobre las excedencias en España: qué son y cómo funcionan, los tipos disponibles y tus derechos como trabajador. No te pierdas esta guía completa que te ayudará a tomar decisiones informadas y proteger tus derechos laborales.

¿Qué es una excedencia laboral?

Una excedencia laboral es una situación en la que un trabajador suspende temporalmente su relación contractual con la empresa. A diferencia de una baja médica o un período de vacaciones, esta no supone la prestación de servicios por parte del empleado ni el pago de salario por parte del empleador durante el tiempo que dure la misma. No obstante, ya pesar de la suspensión del contrato, la relación laboral entre ambas partes no se extingue, sino que queda en «pausa», preservando ciertos derechos y deberes tanto para el trabajador como para la empresa.

El concepto de excedencia está regulado en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores, que establece las diferentes modalidades y condiciones bajo las cuales un trabajador puede acogerse a este derecho. En líneas generales, las excedencias permiten al trabajador suspender su contrato por un período determinado para dedicarse a asuntos personales, familiares, sindicales o públicos, sin perder el vínculo con su empresa.

Existen varias tipologías de excedencias, cada una con sus propias particularidades y condiciones. Las más comunes son la excedencia voluntaria, la excedencia por cuidado de hijos, la excedencia por cuidado de familiares y la excedencia forzosa. Cada una de ellas tiene requisitos específicos en cuanto a su duración, derechos de reserva del puesto y otros aspectos importantes, que es fundamental que tanto el trabajador como la empresa conozcan y respeten.

Durante una excedencia, el contrato laboral se suspende, lo que significa que el trabajador no percibe salario ni cotiza a la Seguridad Social, salvo en aquellos casos donde la normativa específica establece lo contrario, como ocurre con la excedencia por cuidado de hijos. Sin embargo, el tiempo que el trabajador está en excedencia puede considerarse como efectivamente cotizado en algunos casos, lo cual es necesario para la acumulación de derechos en la Seguridad Social, como la jubilación o las prestaciones por desempleo.

Además, la excedencia no debe confundirse con la dimisión, ya que esta última significa la ruptura definitiva de la relación laboral. En la excedencia, el trabajador conserva el derecho a reincorporarse a la empresa una vez finalice el período acordado, aunque en algunos casos no se garantiza la reincorporación al mismo puesto, sino a uno de igual o similar categoría.

Tipos de excedencia laboral

En el ámbito laboral, las excedencias representan una herramienta legal que permite a los trabajadores suspender temporalmente su relación contractual con la empresa por diversas razones. Dependiendo de la situación y las necesidades del trabajador, existen varios tipos de excedencia laboral, cada uno con sus propias características, derechos y obligaciones. 

Excelencia voluntaria

La excedencia voluntaria es una opción que permite al trabajador suspender su contrato de trabajo por motivos personales sin necesidad de justificar la causa ante la empresa. Esta modalidad está regulada por el artículo 46.2 del Estatuto de los Trabajadores, y es una de las opciones más flexibles para quienes desean dedicar tiempo a actividades como estudios, proyectos personales, viajes o simplemente un descanso prolongado.

Requisitos y características:

• Antigüedad mínima: para solicitar una excedencia voluntaria, el trabajador debe tener al menos un año de antigüedad en la empresa.
• Duración: la excedencia puede durar entre un mínimo de cuatro meses y un máximo de cinco años. Es importante destacar que, una vez finalizada, no podrá solicitarse una nueva excedencia voluntaria hasta que hayan transcurrido al menos cuatro años desde el final de la anterior.
• Derecho preferente al reingreso: durante la excedencia voluntaria, el trabajador no tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Sin embargo, conserva un derecho preferente al reingreso en vacantes de igual o similar categoría que puedan surgir en la empresa.

Excelencia por cuidado de hijos

La excedencia por cuidado de hijos es una modalidad que permite a los trabajadores suspender su contrato de trabajo para atender a sus hijos menores de tres años, ya sea por nacimiento, adopción, o acogimiento. Esta excedencia está regulada en el artículo 46.3 del Estatuto de los Trabajadores y es un derecho reconocido tanto para madres como para padres.

Requisitos y características:

• Duración: la excedencia por cuidado de hijos puede extenderse hasta un máximo de tres años por cada hijo. Este periodo se cuenta desde la fecha de nacimiento, adopción o acogimiento.
• Reserva de puesto: durante el primer año de excedencia, el trabajador tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Si se trata de una familia numerosa, la reserva del puesto se puede extender hasta quince meses para familias numerosas de categoría general y hasta dieciocho meses para familias numerosas de categoría especial.
• Cómputo para la antigüedad y la Seguridad Social: durante el período de excedencia, el tiempo se considera como efectivamente cotizado a efectos de la Seguridad Social para prestaciones por jubilación, incapacidad permanente, muerte y supervivencia, maternidad y paternidad.

Excelencia por cuidado de familiares

La excedencia por cuidado de familiares permite al trabajador suspender su contrato para atender a un familiar que, por razones de edad, accidente, enfermedad o discapacidad, no pueda valerse por sí mismo y no desempeñe ninguna actividad retribuida. Este tipo de excedencia también está contemplado en el artículo 46.3 del Estatuto de los Trabajadores.

Requisitos y características:

• Duración: la excedencia por cuidado de familiares puede durar hasta un máximo de dos años, aunque algunos convenios colectivos pueden prever un período superior.
• Ámbito familiar: este tipo de excedencia se puede solicitar para cuidar a familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, lo que incluye a padres, hijos, abuelos, nietos, hermanos, y suegros, entre otros.
• Reserva de puesto: al igual que en la excedencia por cuidado de hijos, durante el primer año de la excedencia, el trabajador tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Después de este período, el trabajador conserva el derecho a reincorporarse a un puesto de la misma categoría profesional o equivalente.

Excedencia forzosa

La excedencia forzosa se produce en situaciones donde el trabajador se ve obligado a dejar temporalmente su puesto de trabajo para desempeñar un cargo público o funciones sindicales de ámbito provincial o superior que resultan incompatibles con su empleo. Este tipo de excedencia está regulado en el artículo 46.1 del Estatuto de los Trabajadores.

Requisitos y características:

• Obligatoriedad: la empresa está obligada a conceder el excedente forzoso al trabajador que la solicita bajo las condiciones establecidas por la ley.
• Reserva de puesto: durante todo el tiempo que dura la excedencia, el trabajador conserva el derecho a la reserva de su puesto de trabajo, y el período de excedencia se considera como tiempo de servicio efectivo a efectos de antigüedad.
• Reingreso: una vez finalizada la causa que motivó la excedencia (por ejemplo, el cese en el cargo público), el trabajador debe solicitar su reincorporación en un plazo máximo de un mes.

Excedencia pactada

La excedencia pactada es un tipo de suspensión del contrato de trabajo que se acuerda de manera voluntaria entre el trabajador y la empresa. Este tipo de excedencia no está específicamente regulado en el Estatuto de los Trabajadores, sino que depende de lo que se pacta entre las partes.

Requisitos y características:

• Duración y condiciones: tanto la duración de la excedencia como las condiciones de la misma se establecen de mutuo acuerdo entre la empresa y el trabajador. Esto incluye aspectos como la reserva del puesto, el mantenimiento de ciertos beneficios, y cualquier otro detalle relevante.
• Flexibilidad: la principal ventaja de la excedencia pactada es su flexibilidad, ya que permite a ambas partes acordar las condiciones que mejor se adaptan a sus necesidades y circunstancias particulares.

Obligaciones y derechos durante la excedencia

Durante una excedencia laboral, tanto el trabajador como la empresa asumen una serie de obligaciones y derechos que deben ser respetados para garantizar una correcta aplicación de este período de suspensión del contrato. Estos derechos y obligaciones varían en función del tipo de excedencia solicitada, pero existen algunas normas generales que son aplicables en la mayoría de los casos. 

Obligaciones del trabajador

Cuando un trabajador solicita una excedencia, debe cumplir con ciertos requisitos y procedimientos para que su solicitud sea válida y se gestione de forma adecuada.

1. Solicitud por escrito: el trabajador está obligado a presentar su solicitud de excedencia por escrito a la empresa. En la solicitud, debe especificar el tipo de excedencia que desea tomar, así como las fechas de inicio y finalización previstas. Aunque la ley no siempre exige que se indique el motivo, es recomendable hacerlo, especialmente en el caso de excedencias por cuidado de hijos o familiares, donde puede ser necesario presentar documentación justificativa.
2. Cumplir con los plazos establecidos: dependiendo del tipo de excedencia y lo establecido en el convenio colectivo, es posible que el trabajador deba presentar su solicitud con una antelación mínima. Por ejemplo, para algunas excedencias, se exige que la solicitud se presente con al menos un mes de antelación. Es fundamental que el trabajador cumpla con estos plazos para evitar que su solicitud sea rechazada o se retrase.
3. Comunicación de cambios: si durante la excedencia el trabajador decide modificar las fechas inicialmente previstas o solicita una prórroga (cuando la normativa lo permita), debe comunicarlo a la empresa con la suficiente antelación. Asimismo, si el trabajador decide reincorporarse antes de la fecha prevista, deberá solicitarlo formalmente, aunque la empresa no está obligada a aceptar una reincorporación anticipada.
4. Reincorporación: al finalizar el período de excedencia, el trabajador debe solicitar su reincorporación por escrito, respetando los plazos que estipula la normativa o el convenio colectivo. En casos de excedencia voluntaria, el trabajador tiene un derecho preferente al reingreso en una vacante de igual o similar categoría, pero no la reserva de su puesto original, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o un acuerdo específico.

Derechos del trabajador

Durante una excedencia laboral, el trabajador mantiene ciertos derechos que varían según el tipo de excedencia, pero que en general le ofrecen protección y garantizan su regreso al ámbito laboral.

1. Derecho a la reincorporación: en la mayoría de las excedencias, especialmente en las de cuidado de hijos o familiares, el trabajador tiene derecho a reincorporarse a la empresa una vez finalizada la excedencia. En el caso de la excedencia por cuidado de hijos, durante el primer año (o más si es familia numerosa), se garantiza la reserva del mismo puesto de trabajo. Pasado este período, el trabajador conserva el derecho a reincorporarse a un puesto de trabajo de igual o similar categoría.
2. Derecho a la antigüedad: para ciertas excedencias, como las destinadas al cuidado de hijos o familiares, el periodo de excedencia se considera como tiempo cotizado a efectos de antigüedad. Esto es fundamental para el cálculo de prestaciones sociales, como la jubilación, la incapacidad permanente y otras prestaciones de la Seguridad Social. La antigüedad también se mantiene en el caso de la excedencia forzosa.
3. Derecho a la formación: durante la excedencia, el trabajador tiene derecho a acceder a cursos de formación profesional organizados por la empresa, especialmente aquellos que son relevantes para su puesto de trabajo. La empresa debe facilitar al trabajador la participación en estos cursos, lo que es particularmente importante en situaciones donde la reincorporación podría requerir una actualización de conocimientos o habilidades.
4. Derecho a solicitar prórrogas: en algunos casos, como en la excedencia voluntaria, el trabajador puede solicitar prórrogas dentro de los límites establecidos por la ley (máximo de cinco años en total). Es importante que el trabajador comunique esta solicitud con suficiente antelación y que esté preparado para negociar con la empresa, ya que, aunque la prórroga es un derecho, las condiciones pueden variar.

Obligaciones de la empresa

La empresa también tiene una serie de obligaciones que debe cumplir durante el período de excedencia del trabajador para garantizar que se respeten sus derechos y se eviten conflictos laborales.

1. Concesión de la excedencia: la empresa está obligada a conceder la excedencia si el trabajador cumple con los requisitos legales establecidos. En el caso de la excedencia voluntaria, por ejemplo, la empresa no puede denegarla si el trabajador ha cumplido con el tiempo de antigüedad requerido y ha presentado su solicitud correctamente. En la excedencia forzosa, la empresa no tiene margen de discrecionalidad y debe otorgarla obligatoriamente.
2. Mantener la reserva del puesto de trabajo: dependiendo del tipo de excedencia, la empresa está obligada a mantener la reserva del puesto de trabajo del empleado durante un período determinado. Esto es especialmente relevante en las excedencias por cuidado de hijos y familiares, donde el trabajador tiene derecho a volver a su puesto original durante el primer año (o más en algunos casos). En la excedencia forzosa, la reserva del puesto de trabajo se extiende por todo el tiempo que dure la excedencia.
3. Responder a la solicitud de reincorporación: una vez que el trabajador solicita su reincorporación, la empresa debe responder formalmente a dicha solicitud. Si existe una vacante de igual o similar categoría, la empresa está obligada a reincorporar al trabajador. En caso de no haber vacantes disponibles, la empresa debe justificar la imposibilidad de reincorporación, aunque esto no exime al trabajador de su derecho preferente a ocupar una vacante futura.
4. Facilitar la participación en cursos de formación: como se mencionó anteriormente, la empresa debe permitir que el trabajador en excedencia acceda a programas de formación profesional, especialmente si la reincorporación significa la necesidad de actualizar habilidades o conocimientos. Esto es parte de la obligación de la empresa de facilitar la transición del trabajador de vuelta al entorno laboral.

Derechos de la empresa

Aunque las excedencias están diseñadas principalmente para proteger los derechos de los trabajadores, la empresa también tiene ciertos derechos que le permiten gestionar adecuadamente su fuerza laboral durante estos periodos.

1. Organización interna: la empresa tiene derecho a organizar su plantilla de manera que pueda cubrir las ausencias de los trabajadores en excedencia. Esto puede traducirse en la contratación temporal de sustitutos o la redistribución de las tareas entre los empleados restantes. La empresa no está obligada a reservar el puesto de trabajo del empleado en excedencia voluntaria durante más de un año, a menos que lo exija un convenio colectivo o un acuerdo específico.
2. Negación justificada de reincorporación: si no existen vacantes disponibles de igual o similar categoría, la empresa puede denegar la reincorporación del trabajador en excedencia voluntaria. Sin embargo, esta denegación debe estar bien fundamentada y cumplir con los requisitos legales para evitar posibles conflictos laborales.
3. Limitación del ejercicio simultáneo de la excedencia: en el caso de excedencias por cuidado de familiares, si dos o más trabajadores de la misma empresa solicitan la excedencia por el mismo motivo (por ejemplo, para cuidar al mismo familiar), la empresa puede limitar el ejercicio simultáneo de estas excedencias por razones organizativas justificadas.

Motivos para denegar una excedencia

Aunque las excedencias son un derecho reconocido para los trabajadores, existen ciertos escenarios en los que una empresa puede legítimamente negar la solicitud de un empleado para acogerse a una de ellas. Es necesario entender que, dependiendo del tipo de excedencia, los motivos para negar su concesión pueden variar:

1. Inexistencia de vacantes a la reincorporación

En el caso de la excedencia voluntaria, uno de los motivos más comunes para denegar la reincorporación del trabajador tras el periodo de excedencia es la inexistencia de vacantes disponibles en la empresa que se ajustan al puesto de igual o similar categoría que ocupaba anteriormente el trabajador. Según lo establecido en el artículo 46.5 del Estatuto de los Trabajadores, aunque el trabajador tiene derecho preferente al reingreso, este derecho no implica la obligación de la empresa de crear una vacante específica para su reincorporación.

Si al finalizar la excedencia voluntaria no existe una vacante adecuada, la empresa puede denegar la solicitud de reincorporación. Sin embargo, es importante que la empresa comunique claramente las razones de esta denegación y que estén basadas en la realidad de la organización para evitar posibles conflictos legales. En tal caso, el trabajador puede permanecer en una situación de expectativa hasta que surja una vacante adecuada o buscar empleo en otra empresa.

2. Solicitud simultánea de varios empleados por la misma causa

En situaciones donde varios empleados solicitan simultáneamente una excedencia por la misma causa, como puede ser el cuidado de un familiar o hijo, la empresa puede encontrarse con dificultades organizativas que justifiquen la denegación de una o varias de estas solicitudes. Esto es especialmente relevante en el caso de empresas pequeñas o medianas, donde la ausencia de múltiples empleados en roles similares podría afectar gravemente el funcionamiento de la organización.

En el caso de la excedencia por cuidado de familiares, el artículo 46.3 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa limitar el ejercicio simultáneo de este derecho si varios empleados solicitan la excedencia para cuidar al mismo familiar. Esta limitación debe estar justificada por razones organizativas y debe comunicarse de manera transparente a los empleados afectados.

3. Incumplimiento de los requisitos legales

Otra razón legítima para que una empresa deniegue una excedencia es el incumplimiento de los requisitos legales por parte del trabajador. Cada tipo de excedencia tiene requisitos específicos que deben cumplirse, y el no cumplimiento de estos requisitos es motivo suficiente para que la empresa rechace la solicitud:

• Falta de antigüedad: en el caso de la excedencia voluntaria, el trabajador debe tener al menos un año de antigüedad en la empresa. Si no cumple con este requisito, la empresa tiene derecho a denegar la solicitud.
• Solicitud fuera de plazo: para ciertos tipos de excedencia, como la excedencia por cuidado de hijos, es necesario que la solicitud se haga dentro de un período específico desde el nacimiento o adopción del hijo. Si el trabajador presenta la solicitud fuera de este plazo, la empresa puede rechazarla.
• Duración solicitada fuera de los límites legales: cada tipo de excedencia tiene una duración mínima y máxima establecida por la ley. Si un trabajador solicita una excedencia por un período que excede los límites legales, la empresa puede denegarla o solicitar que se ajuste la duración a los parámetros permitidos.

4. Excedencia solicitada en situaciones críticas para la empresa

Aunque no es un motivo específicamente recogido en la legislación, en la práctica, algunas empresas pueden alegar la existencia de una situación crítica para justificar la denegación de una excedencia. Esto suele darse en momentos en los que la empresa atraviesa situaciones de alta carga de trabajo, reestructuraciones internas, o proyectos donde la ausencia del trabajador podría poner en riesgo el éxito de la operación o la continuidad del negocio.

En estos casos, aunque la empresa podría intentar negociar con el trabajador para posponer la excedencia, es fundamental que cualquier negativa esté debidamente justificada y documentada, y que se busquen soluciones alternativas que respeten los derechos del trabajador.

5. Posible conflicto con convenios colectivos

Los convenios colectivos pueden establecer normas adicionales o diferentes respecto a las excedencias, incluyendo las condiciones bajo las cuales estas pueden ser solicitadas o denegadas. En algunos casos, el convenio colectivo de una empresa o sector puede limitar la posibilidad de conceder ciertas excedencias en determinados períodos del año o bajo determinadas circunstancias.

Por ejemplo, un convenio colectivo podría establecer que no se concedan excedencias voluntarias durante las temporadas de alta demanda en sectores como el turismo o la producción industrial. Si un trabajador solicita una durante un período restringido por convenio, la empresa tiene base legal para denegar dicha solicitud, siempre y cuando esta limitación esté claramente estipulada en el convenio y haya sido comunicada al trabajador.

6. Estrategia de recursos humanos y planificación de la plantilla

En algunos casos, la estrategia de recursos humanos de una empresa puede influir en la decisión de conceder o no una excedencia. Las empresas que planifican la evolución de su plantilla pueden argumentar que la concesión de esta en un momento determinado podría interferir con estos planos, especialmente si el empleado ocupa un puesto primordial o difícil de reemplazar.

Aunque esta no es una razón válida para denegar un excedencia, puede ser un factor que lleve a la empresa a tratar de negociar con el trabajador un cambio en las fechas solicitadas o incluso a buscar otras soluciones, como la reubicación temporal del empleado a otro puesto antes de que comience la excedencia. No obstante, cualquier decisión tomada en este sentido debe ser razonable y basada en necesidades reales de la empresa, evitando en todo momento acciones que puedan ser interpretadas como una violación de los derechos del trabajador.